¿Qué ocurrirá con el uso del PDF con la factura electrónica obligatoria?

La factura electrónica obligatoria llegará entre el 2025 y el 2026. Tanto empresas como autónomos deberán emitir sus documentos mediante métodos electrónicos, algo que parece sencillo. Sin embargo, aún existen dudas acerca de, por ejemplo, los formatos permitidos y otras cuya respuesta encontrarás a continuación.

Factura electrónica obligatoria y uso de PDF

Hacer y gestionar facturas electrónicas no es una novedad. Numerosas empresas y autónomos usan diferentes programas, desde soluciones específicas a los softwares de ofimática, para llevar a cabo las gestiones. No obstante, todo ha cambiado desde la aprobación de la ley Crea y Crece en el 2022.

La norma, más allá de obligar a utilizar factura electrónica en todas las relaciones empresariales, cuenta con distintas medidas que debes conocer. Una de ellas se centra en los formatos permitidos para incorporar los datos y enviarlos. Pese a que uno de los más populares es PDF, dejará de estar permitido, junto a documentos Word, por poner otro ejemplo conocido.

Por tanto, habrá que recurrir a una selección de formatos permitidos por la ley. Además, será indispensable emplear programas informáticos homologados o una plataforma pública que dependerá del Ministerio de Hacienda.

Uso de otros formatos con la factura electrónica

Uno de los elementos esenciales de la factura electrónica para empresas y autónomos, según el reglamento que la regirá, es el lenguaje informático usado para crearla. El problema con los formatos habituales reside en que no están estructurados, por lo que no aseguran ni la trazabilidad ni la autenticidad del documento. Precisamente, el Gobierno trata de evitar ambos problemas.

Las futuras facturas electrónicas tienen que emitirse en un modelo semántico específico. La norma pone algunos ejemplos, un mensaje XML, uno UBL o EDIFACT, que están sustentados por organismos de estandarización, como es el ISO. Como supondrás, ninguno de los formatos mencionados es compatible con PDF, Word o similares. Y si te preguntas si será posible utilizar el papel, la ley también lo prohíbe.

Sin embargo, existirá un periodo de transición que dependerá del momento en el que se apruebe el reglamento de facturación electrónica regulado. Este todavía se encuentra en desarrollo, pero estará listo para el próximo año o como muy tarde para el siguiente. Así que, aún tienes tiempo de sobra para adaptarte a las novedades.

La Ley 18/2022 y su impacto en la facturación

El impacto en la facturación de la ley 18/2022 o Crea y Crece va a ser alto, aunque su aprobación forme parte de una tendencia internacional. Los Gobiernos buscan digitalizar la emisión de las facturas en el sector privado, pues en las relaciones con la Administración es obligatorio desde hace años.

Pese a todo, la mayoría de las empresas españolas no emplean la factura electrónica. Solo el 33 % hacen uso del documento digital por numerosas razones. Algunas organizaciones no lo utilizan al considerarlo innecesario, mientras que otras por comodidad o por desconocimiento.

Pero no podrán emplear eternamente la factura convencional. De seguir haciéndolo, se exponen a sanciones económicas que están recogidas en la ley 18/2022. En este sentido, una empresa podría sufrir una multa de hasta 10 000 euros por no utilizar una plataforma homologada.

Con la factura electrónica obligatoria, Hacienda recibirá las facturas en tiempo real

Funcionamiento del sistema de factura electrónica

El sistema de factura electrónica depende del programa informático que se use. Ya sea público o privado, su funcionamiento no es diferente de uno empleado para contabilidad. De hecho, es normal que estas herramientas tengan un módulo dedicado a facturación. Igualmente, hay algunos diseñados en exclusiva para emitir el documento.

En cualquier caso, el programa cuenta con numerosas opciones de personalización para emitir la factura. No solo pueden introducir los datos, sino llevar a cabo los envíos en función de tus preferencias. Además, dependiendo de las capacidades del sistema, cabe la posibilidad de automatizar todo el proceso, desde la confección hasta el envío.

Al fin y al cabo, el programa incluye los datos de tus clientes, plantillas para la factura y efectúa los cálculos por sí solo. También recurre, en el caso de las soluciones más completas, a la información contable que hayas introducido o que se vaya actualizando según las transacciones realizadas.

De forma sencilla, ahorras tiempo y esfuerzo emitiendo la factura, reduces los errores y garantizas que cumples con la ley. Eso sí, tendrás que pagar el coste de la solución, que puede ser un pago único, anual o mensual, pero los beneficios son notables. Asimismo, el propio Gobierno está trabajando en una plataforma pública que será gratuita.

Eso sí, es obligatorio enviar una copia de las facturas emitidas a la plataforma pública. El objetivo de esta medida es asegurar su control y su debido almacenamiento. La finalidad de esta práctica es poner coto al fraude fiscal y a la economía sumergida.

¿Cuándo será obligatoria la facturación electrónica?

Aunque la ley Crea y Crece se aprobó en 2022, la obligación del uso de la factura electrónica para autónomos y empresas aún no está vigente. El motivo es que esta medida depende de un reglamento que no está terminado, pero que estará listo para finales de 2024. Una vez aprobado, habrá un periodo de adaptación que variará en función de la situación de cada organización.

Las empresas con una facturación superior a 8 millones de euros anuales dispondrán de un año para empezar a emplear la factura electrónica. Dos años después, les llegará el turno tanto a los autónomos como a las pymes que facturen menos de 8 millones. En consecuencia, como muy tarde, el sector privado adoptará el nuevo modelo para el 2026, salvo que se produzcan retrasos u otras eventualidades.

Una vez completado el periodo, no habrá vuelta atrás. Por tanto, conviene que te prepares con suficiente tiempo para no caer en errores que puedan terminar en una multa.

Como acabas de ver, la factura electrónica obligatoria está cerca. Se trata de un gran cambio que aumentará la digitalización del sector privado español. Además, recuerda que formatos como PDF no se permitirán para la realización y envío de los documentos. Para estar al tanto de estas y otras noticias, en Cámara te mantenemos al día. ¡Consulta nuestros contenidos!