El uso de la tecnología en el ámbito empresarial, con el objetivo de mejorar las comunicaciones y la productividad de las mismas, ha sido un elemento común en todo tipo de sectores profesionales. Una de las herramientas más utilizadas, todavía en crecimiento, han sido las soluciones tecnológicas, software y aplicaciones para realizar videoconferencias y reuniones virtuales. El principal uso se concentra en las reuniones empresa-cliente o las que realizan los propios socios de la compañía.

Las múltiples ventajas que ofrecen las videoconferencias han captado desde hace años la atención de muchas empresas, en muchos casos pymes, que cuentan con un medio de comunicarse con clientes y otros profesionales sin moverse de la oficina. Además de este beneficio, eso sí, encontramos otras grandes potencialidades de este tipo de tecnologías que es interesante analizar.

Una de las ventajas evidentes para utilizar las videoconferencias y las reuniones virtuales es la reducción de costes de desplazamientos y viajes. Sin duda, muchas reuniones pueden realizarse a distancia sin necesidad de utilizar tiempo ni dinero en desplazarse, algo que cualquier empresa valora muy positivamente y contribuye de forma directa en la cuenta de resultados y en la productividad.

La comodidad que supone utilizar alguna de las herramientas de videoconferencias del mercado hace que, cualquier empresa, tenga la posibilidad de comunicarse con clientes, socios o proveedores de forma muy ágil. A su vez esto permite que se incrementen el número de comunicaciones, siempre que sean necesarias.

Los clientes siempre valoran el seguimiento que hagamos de sus proyectos o relaciones profesionales que tengamos.

Con las reuniones virtuales la distancia no es un problema para poder hablar cara a cara de forma frecuente con el cliente, aportando un seguimiento adecuado y transmitiendo mucha más cercanía mediante los encuentros virtuales. Sin duda, en muchos casos puede convertirse en una gran herramienta para fidelizar y mejorar la satisfacción del cliente.

Lo mismo ocurre con los proyectos que llevamos a cabo con profesionales de la empresa que están deslocalizados, en otros lugares que no sean la sede central.

La posibilidad de poder reunirnos virtualmente con ellos mediante soluciones de videoconferencias permiten una mejor relación con el profesional, un seguimiento más adecuado de proyecto y una sensación de mayor cercanía respecto al proyecto.

Habitualmente, la toma de decisiones en una compañía se produce en una reunión presencial, dado que deben intervenir varias personas, socios, etc.

El uso de las videollamadas y reuniones virtuales ha hecho que, también durante las mismas, se puedan tomar decisiones de empresa.

La posibilidad de reunir en un mismo espacio a los ejecutivos o personas implicadas en la decisión es esencial para que se pueda llegar a acuerdos firmes de forma más ágil que si tenemos que dar con una reunión presencial de todos los miembros, con desplazamientos/viajes y más dificultades de agenda asociadas.

El mercado ofrece año a año mejores herramientas de videoconferencia y una mayor cantidad de funcionalidades para el uso profesional. El paradigma más conocido y con más recorrido es Skype, que desde 2003 ha vivido un crecimiento exponencial y tiene un uso masivo tanto a nivel particular como empresarial.

Sin embargo, existen otras soluciones interesantes que se han extendido para su uso profesional, con funcionalidades parecidas y particularidades propias. Son los casos de GotoMeeting (desde 2004), Webex (1995), Slack (2013) o Hangouts (2013), todos ellos interesantes y con peculiaridades que harán que a nuestra empresa le interese más un tipo de herramienta u otra. A estas herramientas se unen soluciones a medida que permiten a una empresa elegir un software pensado para sus necesidades concretas a través de un proveedor que lo desarrolle.

En términos generales, las principales funcionalidades de este tipo software de reuniones virtuales son:

• Comunicación de video, voz y texto sin coste entre usuarios, habitualmente mediante infraestructuras de VoIP.
• Videconferencias desde PC y dispositivos móviles y desde los principales sistemas operativos.
• Funcionalidad de videoconferencias grupales, con varios usuarios desde lugares geográficos diferentes.
• Posibilidad de compartir la pantalla con el resto de miembros de la videoconferencia (documentos, presentaciones, etc.)
• Funcionalidad de envío de documentos y archivos al resto de miembros de la videoconferencia.
• Funcionalidad de chat en vivo con todos los miembros de la videoconferencia.
• Sistemas de encriptación de mensajes y llamadas para garantizar la seguridad y privacidad de los participantes.
• Apps para descargar en los dispositivos móviles en los principales App Store.
• Funcionalidad de grabación de las videoconferencias.
• Funcionalidad de definición HD de las videoconferencias.

Sea mediante herramientas sin coste o mediante herramientas o funcionalidades de pago, el mercado dispone de software muy atractivo y rentable para pymes y grandes empresas, pues los resultados en términos de productividad son muy evidentes.

Si hasta la fecha el uso de las herramientas de videoconferencia ha tenido un gran crecimiento, se espera que el futuro mantenga la misma tendencia. En los últimos años, a la utilización del software en ordenadores de sobremesa y portátiles se ha unido el de los dispositivos móviles, que todavía tienen mucho margen de crecimiento para los próximos años. Si a ello sumamos que la tecnología y las funcionalidades seguirán mejorando, o que habrá muchas empresas que apuesten por el teletrabajo de sus empleados, su uso contará año a año con más fuerza.